Oikeusministeriö valitsi Conversatumin suunnittelemaan, kuinka kehittää tuomioistuinten ja syyttäjälaitosten hallinnollisten asioiden asianhallinta entistä toimivammaksi ja käyttäjäryhmiä paremmin palvelevaksi. Projektissa laadittu kohdearkkitehtuuri- ja määrittelydokumentaatio tarjoavat oikeusministeriölle työkalut asianhallintajärjestelmän kilpailuttamiseen ja toteutuksen suunnitteluun.

Työn aikana kuultiin kaikkien eri käyttäjäryhmien hallinnollisia asioita hoitavia ammattilaisia ja kartoitettiin heidän vaatimuksensa, toimintatapansa ja tavoitetilan toimintaprosessit. Oikeusministeriön oikeushallinto-osaston kehittämispäällikkö Tuula Kivari pitää hyvänä, että työpajoissa ja kyselyissä saatiin koko käyttäjäkentän ääni kuuluviin ja todelliset käyttötilanteet esiin. Vaatimukset nimettiin yhdessä järjestelmän tulevien käyttäjien kanssa. Conversatumin tehtävä oli dokumentoida työpajojen ja kyselyiden avulla koottu materiaali laadukkaaksi ja yksiselitteiseksi dokumentaatioksi.

Hankittavan järjestelmän tulee mahdollistaa hallinnollisten asioiden hallinta tulevaisuudessakin lainmukaisesti, kattavasti ja tehokkaasti huomioiden samalla automatisaation tarjoamat hyödyt ja integroituen sujuvasti muihin järjestelmiin.

Hankintaa varten laaditut kuvaukset ja vaatimukset pohjaavat todellisten käyttäjien toimintamalleihin ja ne hyödyntävät ketteriä kehittämismenetelmiä. Hankittava järjestelmä tulee oikeusministeriön hallinnonalan virastojen käyttöön laajalti, joten jo kilpailutus- ja hankintamateriaaleissa on kiinnitettävä huomiota julkishallinnon erityisiin tarpeisiin ja niiden toteutumiseen.

 – On tärkeää, että jo hankinta-asiakirjoja laadittaessa mietitään tulevan järjestelmän yhteentoimivuutta myös muiden tulevaisuudessa käytössä olevien järjestelmien kanssa, muistuttaa Tuula Kivari oikeusministeriön oikeushallinto-osastolta.