Conversatum Oy on vastannut ympäristöministeriön tilaamasta sähköisen asunto-osakerekisterin

toimintamallin kehittämisestä ja palvelukonseptin suunnittelusta

Miten digitalisointi toteutetaan yrityksen tai julkishallinnon organisaatiossa ajatellen sitä toiminnan kehittämisen toimenpiteenä ja näkökulmasta? Toimitusjohtaja Jaakko Wegeliuksen tekstin  esimerkit perustuvat kokemuksiimme  valtakunnallisesti merkittävässä digitalisointihankkeessa (sähköinen asunto-osakerekisteri).

Sähköinen asunto-osakerekisteri on valtava hanke ja sille on tarve suomalaisessa yhteiskunnassa. Se koskettaa ainakin 1,5 miljoonaa suomalaista ja 80 000 asunto-osakeyhtiötä, koska se tulee sisältämään kaikkien asunto-osakeyhtiöiden osakeomistusten tiedot samaan tapaan kuin kaikkien kiinteistöjen ja niiden omistusten tiedot ovat kiinteistötietojärjestelmässä. Rekisteri vaikuttaa parin tuhannen isännöinti-, kiinteistönvälitys- ja finanssialan yrityksen sekä julkishallinnon eri hallinnonalojen työhön. Näiden lisäksi käyttäjissä on yksityishenkilöitä.

Vaikka jokin rekisteri tai tietojärjestelmä on uuden palvelun kannalta välttämätön, ei tietotekniikka tai muu teknologia ole lähtökohta digitalisoinnille. Asunto-osakerekisterissä kyse ei ole nykyisen toiminnan muuttamisesta uuden IT-teknologian mukaiseksi, vaan voidaan puhua kokonaan uudelle tasolle siirtymisestä asunto-osakkeisiin liittyvissä toiminnoissa!

Oma hyötyminen sitouttaa

Digitalisoinnin suunnittelu aloitetaan tarkastelemalla kokonaisuutta (ekosysteemi)  ja sen toimintamallia. Kokonaiskuvan  valmistumisen jälkeen hahmotellaan uuden toiminnan mukaiset palvelut ja mietitään uuden toiminnan organisointi (prosessit ja resurssit) ja siihen tarvittavat tietojärjestelmät. Uusi toiminta suunnitellaan liiketoiminta-, tarve- ja käyttäjälähtöisesti, ei teknologian ehdoilla. Teknologian tarjoamat ratkaisumahdollisuudet toki huomioidaan ja tutkitaan niiden soveltuvuus tarpeeseen.

verkostoAsunto-osakerekisteri poikkeaa jo lähtökohdiltaan nykyisistä valtion perusrekistereistä, joista kukin on tyypillisesti yhden viraston vastuulla. Asunto-osakerekisterin käsittelemät asiat ja tiedot ovat hajaantuneet eri julkishallinnon toimijoiden ja lukuisten yksityisten yritysten vastuulle. Kyse on sekä poikkihallinnollisesta että julkishallinnon ja yksityisen sektorin yhdistävästä toiminnasta. Tällaisessa tilanteessa on oleellista ymmärtää, millainen uusi rekisteri on ja millainen liiketoimintaverkosto sen toimimiseksi tarvitaan. Asunto-osakerekisterin toimintamallin suunnittelussa lähdettiinkin verkostoanalyysistä, jonka avulla huomioitiin kaikkien keskeisten verkoston jäsenten liiketoiminta ja intressit. Kun uusi toiminta suunnitellaan verkoston jäsenille sopivaksi, on mahdollista löytää joustava, tehokas ja toimiva toimintamalli. Uudesta toiminnasta on hyötyä kaikille osapuolille ja verkoston jäsenet voivat parantaa tuottavuuttaan sekä kehittää uutta liiketoimintaa asunto-osakerekisterin avulla. Tällöin koko ekosysteemi sitoutuu uuteen toimintaan.

Palvelut tehdään asiakkaalle

Toimintamallin tultua tutuksi uudet palvelut voidaan suunnitella käyttäjän tarvitseman kokonaisuuden näkökulmasta, ei palvelua tuottavan yhden organisaation näkökulmasta. Asiakkaan saama palvelu voi koostua usean verkoston toimijan tuottamasta osasta. Oleellista on ymmärtää asiakkaan toiminta ja tarpeet palveluun liittyen ja palveluntuottajien prosessit ja niiden vuorovaikutus siinä. Minkä tiedossa olevien tietojärjestelmien kanssa uuden palvelun tulee pystyä integroitumaan? Asunto-osakerekisterin yhteydessä kansallinen palveluarkkitehtuuri ja kansallinen palveluväylä olivat keskeisiä asioita. Projektissa myös nimettiin kokonaan uusia sähköisen toiminnan menettelytapoja keskeisiin tilanteisiin, kuten asunto-osakeyhtiön perustamiseen ja sähköiseen asuntokauppaan.

Asiakas tuntee saaneensa hyvää palvelua voidessaan hoitaa saman palvelun kautta kaikki aiheeseen liittyvät toimintonsa riippumatta siitä, kuka kulloinkin on palveluntarjoaja tai millaista palveluntarjoajien yhteistyötä palvelun luominen on edellyttänyt. Suljettujen ovien takana tehty salainen suunnittelu, joka tuodaan valmiina raporttina eri osapuolille ei ole tätä päivää. Kun ideointi ja toteutukseen johtava suunnittelu tehdään yhdessä, kaikki hyötyvät ja säästytään päällekkäisiltä tai yhteensopimattomilta palveluilta.

Yhdessä suunnittelemalla estetään päällekkäisyydet

Asunto-osakerekisterin tapauksessa mukaan kutsuttiin alusta alkaen useita julkishallinnon organisaatioita ja alan järjestöjä yhteisen näkemyksen muodostamiseksi. Haastattelimme lukuisia toimijaverkostoon kuuluvia yrityksiä, jotta myös heidän intressinsä ja huolensa tulivat tunnistetuiksi ja huomioiduiksi. Joissain työpajoissa ja keskustelutilaisuuksissa oli kymmenien eri organisaatioiden edustajia tekemässä yhdessä käytännön suunnittelutyötä. Kun eri tahojen intressit pystyttiin huomioimaan ja koostamaan niistä kaikkia hyödyttävä visio ja rekisterikonsepti, sitoutuminen on helppoa.

Asunto-osakerekisteri ei ole vielä valmis. Seuraavaksi ympäristöministeriö tulee käynnistää tarvittavien tietojärjestelmien vaatimusten määrittely. Hankkeessa on lisäksi organisoitava rekisteriin liittyvä viranomaistyö ja muiden toimijoiden toimivaltuudet, hankittava tarvittavat tietojärjestelmät, huolehdittava lainsäädännön valmistelusta ja koordinoitava verkoston eri toimijoiden kehitystyö siten, että laaja kokonaisuus etenee tavoitteen mukaisesti. Rekisterin ensimmäinen osa voisi olla valmis vuonna 2018.

Edellä kuvattu eteneminen soveltuu myös pienempiin kohteisiin. Ratkaisevaa on, millaista muutosta tavoitellaan. Jos tavoitteena on kehittää nykyistä toimintaa jonkin verran (esim. 5-15 % tuottavuuden nousu), voidaan alkupään vaiheita keventää ja panostaa enemmän prosessien ja tietojärjestelmien kehittämiseen. Jos halutaan merkittävä muutos vallitsevaan tilanteeseen, on syytä panostaa toimintamallin suunnitteluun. Palveluiden tarkastelu käyttäjälähtöisesti kannattaa aina ennen tietojärjestelmien suunnittelemista kaikkien toimijoiden löytämiseksi. Toimintaverkoston ja tarpeiden tunnistaminen voi myös antaa uutta tietoa siitä, mikä oikeastaan on ratkaistava ongelma. Esimerkiksi asunto-osakerekisterin toimintamallin selvityksen yhteydessä huomattiin, että rekisteriin liittyy muita keskeisiä tarpeita kuin pelkkä paperisen osakekirjan muuttaminen sähköiseksi. Tämän seurauksena rekisterille asetettava tavoite ja lähestymistapa muuttuivat.

Organisaatio tuntee palvelunsa ja toimintaympäristönsä parhaiten. Tietojen ja verkostojen hyödyntämisessä digitalisointihankkeessa ja hankkeen läpiviennissä on perusteltua pyytää ulkopuolisen tukea. Tämä varmistaa myös tavoitteen saavuttamisen aikataulussa, koska usein vain omin voimin toteutetuissa kehittämistoimenpiteissä tarvittavan ajan ja muiden resurssien irrottaminen ei onnistu.

Jaakko Wegelius