Hankkeen valmistelutyö kannattaa kalenteroida koko vuodelle organisaation vuosikelloon heti alkuvuodesta kaikille osallisille.
Onko toiminnan kehittämisen hankkeen valmistelu ajankohtaista? Hanke sisältää oman toiminnan kehittämistä ja ehkä myös tietojärjestelmän hankinnan. Tuloksia pitäisi olla vuoden lopussa. Hiihtolomat ovat vasta alkamassa ja kesään on vielä paljon aikaa. Siis ei mikään kiire – vai onko sittenkin?
Hanke vaatii resursseja, aikaa ja hankintoja. Se vaikuttaa toimintaan laajasti ja sillä on riippuvuuksia sekä sisäisesti että sidosryhmiin. Tarpeista on puhuttu pitkään ja hankkeeseen on ladattu paljon odotuksia. Jotta käsitys hankkeen sisällöstä olisi kaikilla yhteneväinen, yhteiselle keskustelulle ja tavoitetilan työstämisellekin on varattava aikaa. Hankkeen valmistelun aika on nyt, jotta hankkeen toteutus voidaan huomioida seuraavan vuoden suunnittelussa.
Käytännössä merkittävä hanke halutaan organisaation toiminnan suunnitteluun ja budjetointiin mukaan. Tämä vaikuttaa aikatauluun tyypillisesti seuraavasti:
- Lokakuun alkupuoli – toimintasuunnitelman ja budjetin luonnos pitää olla valmis
- Syyskuu – hanke tulee olla keskustelussa kaikissa yksiköissä, joihin se vaikuttaa
- Elokuu – suunnitelman täsmentämiseen ja viimeistelyyn tarvitaan muutama viikko
- Heinäkuu – juhannuksen jälkeen alkaa lomakausi, joka jatkuu lähes koulujen alkuun
- Kesäkuu – hankkeen valmistelun oleellisin osa on oltava ennen juhannusta valmis
Esimerkistä huomaamme, että tehokasta aikaa valmistelutyölle on noin kolme kuukautta hiihtolomien jälkeen, kun vielä huomioidaan pääsiäisen ajan lomakausi. Onnistuuko valmistelu tässä ajassa? Kyllä onnistuu, jos on tehokkaat ja koestetut työskentelymenetelmät.
Hankevalmistelun aikataulurunko ja organisaation vuosikello
Toiminnan muutoksen tavoitteiden ja sisällön kuvaamiseen sekä tietojärjestelmien muutostarpeiden tunnistamiseen (vaihe 1) tarvitaan vähintään 1-2 kuukautta.
Kuvaamisen ja tunnistamisen lisäksi pitää tehdä hankkeen suunnittelu (vaihe 2), joka vie niin ikään 1-2 kuukautta. Tämä suunnittelutyö kannattaa jakaa siten, että
- pieni ryhmä valmistelee hanketta tiheämmällä rytmillä ja
- laajempi joukko osallistetaan valituilta osin tekemään keskeisiä valintoja ja linjauksia.
Suunnittelun edetessä työ voidaan jakaa rinnakkaisiin ryhmiin. Kokemuksemme mukaan hyvin organisoidulla työllä saadaan yleensä kolmessa kuukaudessa hankkeen oleellinen sisältö (vaiheet 1-2) kokoon.
Oikotietä onneen?
Kiireessä voi tulla houkutus siihen, että pidetään alkuhaastattelut ja tehdään hankesuunnitelma “takahuoneessa” pienellä ryhmällä. Voisiko tämä toimia? No, tällä tavoin saadaan kyllä jokin suunnitelma kohtuullisessa ajassa. MUTTA: Ongelma tulee vastaan kesälomien jälkeen, jolloin muut tahot huomaavat suunnitelmat ja tuovat esiin eriävät mielipiteensä. Vaikka suunnitelma olisi lähetetty kommentoitavaksi kesäkuun puolessa välissä, pääosa palautteesta tulee lomien jälkeen. Tämän takia valmistelutyössä kannattaa osallistaa keskeisimpiä tahoja pitkin kevättä.
Jos kaipaat tukea hankevalmisteluun, niin ota yhteyttä!
