Ketterässä toimintatavassa lähdetään liikkeelle hankkijan todellisista tarpeista ja päästään lopputulokseen. Lopputulos rakentuu askel askeleelta asiakasta kuunnellen.
Asiakkaalle uuden palvelun toteuttaminen on aina iso asia. Palvelua ei voi vain poimia valmiista valikoimasta, vaan jokainen palvelu on joiltain osin mittatilaustyö. Kuinka vetää projekti läpi onnistuneesti?
Tässä yksi asiakkaan kanssa tehty hankinta ja kilpailutus. Kilpailutusta edelsi vaatimusmäärittely eli vaihe, jolloin asiakas palvelun hankkijana nimesi yksityiskohtaisesti, mitä uudelta palvelulta vaaditaan. Vaatimusmäärittely rakennettiin työpajoissa aitojen käyttäjätarinoiden pohjalta.
Määrittelytyön rinnalle käynnistettiin hankinnan valmistelu, jossa tarkennettiin hankinnan kohdetta, valittiin kilpailutusmalli sekä kuvattiin vaatimusmäärittelyssä esiin tulleisiin keskeisiin vaatimuksiin pohjautuvat valinta- ja vertailukriteerit. Hankinnan valmistelussa laadittiin tarjouksen tekemistä ja vertailua helpottavia taulukoita, kuten hinta-, laatu- ja cv-lomakkeet. Lomakkeet ovat hyvä lähtökohta toimittajalle tarjouksen tekemiseen: näiden avulla toimittajan on vaivatonta merkitä tarjouksensa tietoja “pisteytysautomaattiin” ja nähdä jo tietoja täyttäessään esimerkiksi täyttävätkö toimittajan tarjoamat avainhenkilöt heille asetetut vaatimukset. Lomakkeet yksinkertaistavat tarjousten vertailua hankkijalla ja lisäävät läpinäkyvyyttä, koska pisteet lasketaan yksiselitteisesti selkeiden hankinnan valmistelussa sovittujen periaatteiden mukaisesti.
Hankinta oli EU-kynnysarvot ylittävä palveluhankinta, jonka hankintamenettelyksi päätettiin avoin menettely. Kilpailutettava palvelu sisälsi kolme osaa, jotka kaikk hankitaan kokonaispalveluna eli ns. avaimet käteen -palveluina. Hankinnassa korostettiin lopputuloksia ja vaiheittaista käyttöönottoa eli haluttiin varmistaa uuden palvelun toteutuminen ja sen saaminen käyttöön ketterästi mahdollisimman pian kunkin osan valmistuttua.
Palvelun vaatimusmäärittely- ja hankintaprojekteissa ovat korostuneet iteratiivisuus, vuorovaikutus ja sähköiset työvälineet. Monista kilpailutuksista poiketen kilpailutuksessa annettiin reilusti aikaa lain määräämälle tekniselle vuoropuhelulle hankkijan ja toimittajien väliselle keskustelulle. Toimittajien kanssa käytävien keskustelujen pelätään usein vaarantavan mahdollisten tarjoajien tasavertaisen kohtelun. Varovaisuus onkin tarpeen, mutta tasapuolinen vuorovaikutus lain sallimissa vaiheissa ei vaaranna hankintaa, vaan lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa lopputulosta, koska palvelun erityispiirteet ja mahdollisuudet huomioidaan jo varhain. Se myös lisää toimittajien ymmärrystä ja auttaa heitä laadukkaan tarjouksen tekemisessä.
Hankinnan ja kilpailutuksen aikana keskusteltiin: jo ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisemista järjestetyssä teknisessä vuoropuhelussa toimittajat kommentoivat materiaalia sähköisessä työtilassa. Heti hankinnan ennakkoilmoituksesta lähtien toimittajat saattoivat lähettää kysymyksiä sähköiseen postilaatikkoon. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset olivat kaikkien luettavissa päivittyvällä sivustolla.
Määräaikaan mennessä saadut tarjoukset vertailtiin jo aiemmin kuvatuilla valintakriteereillä. Vertailuautomaatti pisteyttää tarjouksessa annetut laadulliset tekijät ja hintatiedot, lopputuloksessa huomioidaan hinnalle ja laadulle annetut painoarvot. Menetelmällä valinta perustuu objektiiviseen, toimittajan ilmoittamaan ja todennettavissa olevaan asiatietoon ja sillä voidaan varmistaa hankinnan läpiviennin onnistuminen ja parhaan toimittajan löytyminen.