Asiakkaille laatimiamme tarjouspyyntöjä esitellessämme toimittajissa herää usein hämmentynyt kysymys: “Onko todellakin niin, että projektisuunnitelmaa ja ratkaisukuvausta ei pisteytetä?”
Kysymys on ymmärrettävä, sillä juuri näissä dokumenteissa palvelu ja sen lopputulokset kuvataan. Miten voi siis olla mahdollista että niitä ei oteta laadun arvioinnissa huomioon? Projektisuunnitelman ja ratkaisukuvauksen merkitys tarjousvertailussa on muovautumassa uudenlaiseksi laadun vertailun osalta.
Projektisuunnitelman proosasta mitattaviin laatutekijöihin
Ajatus dokumenttien sisällön pisteyttämisestä on tuotemaailmasta tuttu: Dokumentissa kuvatut tuotteen ominaisuudet arvioidaan asetettuja kriteerejä vasten ja pisteytetään sen jälkeen kuvausten mukaan. Sama ajatus heijastetaan helposti myös palveluista tehtyihin tarjouspyyntöihin, jolloin palveluita aletaan arvioida samalla tavoin kuvattujen ominaisuuksien perusteella. Tällä tiellä mennään kuitenkin usein pahasti metsään!
Lähtökohdat palveluiden ostamisessa ovat täysin erilaiset kuin tuotteilla. Palveluilla on vain harvoja ominaisuuksia joita voitaisiin aidosti arvioida jo tarjousvaiheessa, ja tästä johtuen niiden arvioiminen etukäteen on erityisen vaikeaa. Esimerkiksi projektisuunnitelmaan kuvattu yksityiskohtainen ja realistiselta vaikuttava aikataulu ei kerro tilaajalle mitään siitä, miten sen toteuttamisessa tai käyttöönotossa tullaan onnistumaan, vaan se kuvaa lähinnä suunnitelman kirjoittajan kykyä laatia hyviä suunnitelmia.
Kuvattu menettely johtaa tilaajan ongelmiin toteutuksen aikana ja sen jälkeen. Kun palvelu on kerran toteutettu, ei sitä ole huonon laadun takia mahdollista palauttaa. Lisäksi huono laatukin on täysin subjektiivista; se mikä yhden tilaajan mielestä on laadukasta työskentelyä voi toisen mielestä olla heikkoa. Harva toimittaja pitää toimintaansa sillä tavoin heikkolaatuisena että siitä oltaisiin valmiita maksamaan korvauksia pelkän tilaajan mielipiteen takia.
Näistä syistä johtuen me pyrimme hankinnan valmistelussa aina tunnistamaan ne projektin kannalta olennaiset tekijät jotka takaavat korkeamman laadun, eivät vain kuvaa sitä.
Yleisimmät tekijät liittyvät projektiin osallistuviin avainhenkilöihin. Huomioidaan mm. avainhenkilöiden kokemus, heidän riittävä varauksensa projektiin sekä toisinaan myös mukaan luvattujen varahenkilöiden kokemus. Taustalla on tieto siitä, että esimerkiksi kokeneella projektipäälliköllä on lähtökohtaisesti paremmat puitteet luoda projektiryhmää tukeva ympäristö. Hän myös todennäköisesti pystyy aikaisempien kokemuksiensa pohjalta vastaamaan projektin aikana ilmeneviin haasteisiin, kuten vaikkapa aikataulumuutoksiin.
Todennettu projektipäällikön kokemus tuo konkreettisemman takuun tarjotun palvelun laadulle kuin tarkasti kuvattu aikataulu. Muita vastaavia tekijöitä ovat tarjoajan organisaation kokemus ja organisaation käytössä olevat menetelmät ja välineet, esimerkiksi projektinhallintamenetelmä ja -järjestelmä. Kaikki nämä tekijät ovat oivia keinoja luoda projektille hyvät lähtökohdat sekä taata lopputuloksen laatua.
Laatu ei kuitenkaan liity ainoastaan tarjoajan ominaisuuksiin, vaan myös rajattu määrä projektin ominaisuuksista on sillä tavoin mitattavissa että niitä voidaan arvioida objektiivisesti jo etukäteen. Tällainen laatutekijä on esimerkiksi projektin toimitusnopeus, jonka avulla voidaan mitata toimituksen kokonaistaloudellisuutta: Mitä nopeammin asiakas saa uuden järjestelmän käyttöönsä, sitä nopeammin myös sen tuomat hyödyt ja säästöt saadaan realisoitumaan.
Kaikkia yllä mainittuja laatutekijöitä ja niiden toteutumista on mahdollista seurata objektiivisesti, joten niiden takaaminen sopimuksella on helppoa. Tämä on tilaajan kannalta olennaista, sillä jokaisella laatutekijällä on tarjousten vertailussa rahallinen arvo: Jos hinnassa hävinnyt, mutta paremman laadun perusteella valituksi tulleen tarjoajan toteutuva laatu ei vastaa luvattua, on myös tarjouskilpailun lopputulos tällöin ollut virheellinen.
Laatimamme sopimusluonnokset sisältävät aina laatutekijöiden toteutumatta jäämiseen liittyvät sopimussanktiot sekä ns. show-stopperit. Sanktiot toimivat laatutekijöiden toteutumisen takaajina sekä tarpeen mukaan korvaavat tilaajalle luvattujen asioiden toteutumatta jäämisen, kun taas show-stopperit sallivat tilaajan purkaa sopimuksen sellaisissa ennalta määritellyissä tilanteissa joissa toimittajan kyvyttömyys tuottaa tarjoamansa palvelu on selvästi todettavissa.
Hyvällä vaatimusmäärittelyllä kevyempi ratkaisukuvaus
Ratkaisukuvaus poikkeaa projektisuunnitelmasta, sillä siinä kuvataan useita asioita jotka olisi mahdollista pisteyttää, kuten esimerkiksi toteutukseen tarjotut laitteet ja teknologiat. Ratkaisukuvauksessa kuvattua sisältöä on joissain tilanteissa mahdollista pisteyttää, mutta näissäkään tilanteissa ratkaisukuvaus ei ole oikea dokumentti niiden pisteyttämisen pohjaksi.
Ratkaisukuvauksen pisteytyksen tekee tarpeettomaksi se, että hyvin valmisteltuihin järjestelmähankintoihin kuuluu tilaajan tarpeiden pohjalta laadittu vaatimusmäärittely. Näiden vaatimusten toteuttamiseen sitoutuminen on tarjouksen hyväksymiselle asetettu kriteeri, eikä vaatimusten toteutumisen sanallinen kuvaaminen ratkaisukuvauksessa nosta tarjouksen laatua. Lähinnä tällainen sanallinen kuvaus voikin toimia vahvistuksena sille, että vaatimukset on ymmärretty oikein ja että toimittajalla on aidosti olemassa ratkaisu.
Ratkaisukuvauksen uudesta roolista hyötyvät erityisesti toimittajat, sillä heidän tarjouksensa laatiminen helpottuu kun ei tarvitse kantaa huolta siitä miten tarkasti kuvaa vaatimusten toteutumisen. Tämä sallii keskittymisen oikeasti olennaisiin asioihin, kuten vaikkapa hintojen määrittelyyn.
On luonnollista, että vaatimusmäärittelyssä esitetyt vaatimukset voi toteuttaa eri tavoilla. Silloin laadullinen ero voisi syntyä esimerkiksi ratkaisuun käytetystä teknologiasta. Hyvin tehty vaatimusmäärittely kuitenkin poistaa myös tällaisen arvioinnin tarpeen, sillä sen osana vaatimukset kartoitetaan rajaamatta mahdollisuuksia eri teknologioiden asettamilla rajoitteilla. Tällöin vaatimukset rajaavat automaattisesti pois ne teknologiat joiden avulla vaatimuksia ei voida toteuttaa laadukkaasti.
Jäljelle jäävien teknologiavaihtoehtojen välillä voi tämän jälkeenkin olla eroja, mutta nämä erot eivät enää ole niin merkittäviä, että ne olisi tarpeen ottaa huomioon laatuvertailussa. Tämä on olennaista myös toimittajien tasavertaisen kohtelun kannalta, sillä tällöin kukaan ei saa lisäetua siitä että on tarjonnut ratkaisua teknologialla jota ei ole vaadittu tarjouspyynnössä.
Entä jos ollaan tilanteessa, jossa tilaaja tunnistaa jonkin vaatimuksen lisäarvoa tuottavaksi, mutta sillä tavoin mahdollisia ratkaisuja rajaavaksi että sen vaatiminen ei ole tarkoituksenmukaista hankinnan kannalta? Tällaisessa tilanteessa vaatimuksen toteutumista voidaan käyttää laatutekijänä ja sen pisteytykseen riittää toimittajan vakuutus vaatimuksen toteutumisesta. Jälleen kerran erillinen kuvaus voi lähinnä antaa vahvistuksen siitä että vaatimus on ymmärretty oikein ja että toimittajalla on oikeasti olemassa ratkaisu.
Projektisuunnitelman ja ratkaisukuvauksen uudet roolit
Edellä kuvattu todistaa projektisuunnitelman ja ratkaisukuvauksen aseman laadun arvioinnissa olevan vähäinen, mutta tämä ei missään nimessä kiistä niiden olemista olennainen osa tarjousta! Projektisuunnitelma varmistaa tilaajalle sen, että toimittajan projekti varmasti vastaa sille asetettuja vaatimuksia esimerkiksi toimitusten määräaikojen sekä sopimusvelvoitteiden suhteen. Ratkaisukuvaus puolestaan varmistaa, että toimittaja on ymmärtänyt järjestelmälle asetetut vaatimukset oikein ja pystyy tarjoamaan ratkaisuja myös erityisen hankaliksi koettuihin vaatimuksiin.
Dokumenttien laatimisen hyödyt eivät rajoitu vain tilaajaan. Projektisuunnittelman ja ratkaisukuvauksen laatiminen auttaa toimittajaa muodostamaan alustavan kuvan projektin läpiviennistä jo tarjousvaiheessa. Näin mahdollisten kipukohtien tunnistaminen ei jää sopimuksen allekirjoittamisen jälkeiseen aikaan, vaan ratkaisut voidaan löytää jo ennen kuin tarjous on jätetty.