Onnistuneen organisaatiouudistuksen suunnittelu ja toteutus on vaativa tehtävä. Onko uudistus vain organisaatiolaatikoiden ryhmittelyä siten, että vanha toiminta jatkuu yhä ennallaan? Usein väitetään, että aikaisempien yksikköjen tekemä työ on niin erilaista, että niistä ei saa uutta yhteistä toimintamallia millään. Näin voi äkkiseltään tuntua, mutta tarkemmin tarkasteltuna yhteinen toimintatapa saattaakin olla paljon lähempänä kuin mitä voisi kuvitella. 

Erilaisuuden tuntu syntyy pääasiassa siitä, kun tarkastellaan vanhojen yksikköjen omia aikaisempia tehtävänkuvauksia, työohjeita, asiakasohjeita, lomakkeita ja terminologiaa. Tällöin jokaisen yksikön toiminta vaikuttaa täysin uniikilta ja yhtymäkohdat toisten vanhojen yksikköjen kanssa vähäisiltä. Kuitenkin, jos kyseessä on esimerkiksi ylätasolla samanlaista palveluita eri kohderyhmille tarjoavia yksiköitä, voidaankin yhtäläisyyksiä tunnistaa – usein jopa yllättävän paljon. 

Tässä työssä on oleellista irrottautua vanhojen yksiköiden työnkulun tasoisista toimintatavoista ja katsoa uuden koostetun yksikön asiakkaita ja asiakkaille annettavia palvelujen kokonaisuutena. Tältä pohjalta voidaan tunnistaa yhteiset prosessit. Ylätason prosessit voidaan yleensä tunnistaa melko suoraviivaisesti. Tarkemmalle tasolle mentäessä kannattaa kuvata prosessit tehtävävastuiden tasolla siten, että muodostetaan uudet yhteiset roolit. Tärkeää on olla käyttämättä vanhoja työnimikkeita tms. Kun prosessikuvaus tehdään prosessinkulun eli tehtävien suoritusvastuiden tasolla (JHS 152, taso 3) eikä työnkulun tasolla, voidaan tunnistaa ja kuvata yhteinen toimintamalli ja toimintatavat. Tällöin työohjeet voivat erota, mutta yhteinen toiminta löytyy. Prosessityön ohella kannattaa tunnistaa myös keskeiset käsitteet, jolloin voidaan myös yhtenäistää käytettävää sanastoa. 

Onko tästä kaikesta sitten hyötyä? Kyllä, mm. seuraavat asiat tulevat mahdollisiksi: 

  • Asiakkaat saavat yhdenmukaista palvelua. Palvelun asiakkaalle näkyvä osuus yhtenäistää, vaikka joiltain osin työnkulut ja yksityiskohtaiset asiakasohjeet eroaisivatkin. 
  • Johtaminen yhdenmukaistuu. Toiminnan seuranta on yhtenäistä ja voidaan luoda yhdenmukaisia mittareita. 
  • Tehtävänkuvia voidaan yhtenäistää ja ainakin tukitoimintoja yhdistää. Osaamisen kehittämisessäkin voidaan hakea synergiaetuja. 
  • On mahdollista ottaa käyttöön yhteisiä tietojärjestelmiä. Ei tarvita välttämättä erillisiä järjestelmiä jokaisen aiemman organisaation mukaiselle toiminnalle. Yhteistenaan tunnistaa yhteinen tavoitetilan ratkaisuarkkitehtuuri ja voidaan tunnistaa tiekartta siihen siirtymiseksi. 

Tämä artikkeli käsittelee tilannetta, jossa vanhat yksiköt ovat jo yhdistyneet samaan organisaatioon. Meillä on kokemusta myös yksiköiden yhdistämisen suunnittelusta ja valittujen toimintojen ulkoistamisesta. Klikkaa tästä, jos haluat lisätietoja

Jaakko Wegelius

jaakko.wegelius@conversatum.fi